Ah ben voila, tu es confiné chez toi en télétravail et ton
patron te force à utiliser Teams. Avant même que le Covid n’arrive, tu pensais
bien qu’on allait te changer tes outils. Déjà, tu connais un peu Teams vu qu’on
t’oblige à téléphoner avec. Bon ! On va t’aider. Tu as peut-être été
regarder dans Wikipedia ou Google mais tu ne comprends pas ce genre de
phrase : « Microsoft Teams est une application de communication
collaborative propriétaire (SaaS) officiellement lancée par Microsoft en
novembre 20161. Le service s'intègre à la suite Microsoft Office 365 et Skype
et propose des extensions pouvant être intégrées à des produits autres que
Microsoft. ».
Tu comprends chaque mot mais tu butes sur certains trucs.
Office 365. C’est rien. C’est le nouveau nom commercial de la série bureautique
de Microsoft : Outlook, Word, Excel, Powerpoint,… Ils vendent ça
maintenant par licence annuelle. Tu peux travailler avec un logiciel sur ton
ordinateur ou avec une application web. Et SaaS : ça veut dire que le
logiciel est une application web, web où tu pourras stocker tes données. Dans
le Cloud, comme on dit, même si ça n’a pas grand-chose à voir.
Mais revenons à Teams. Tu te demandes à quoi ça peut bien
servir. On s’en fout. Ce qui importe c’est ce que tu en feras. On verra. Tu vas
commencer à l’installer sur ton ordinateur même si tu peux y avoir accès via le
web. Tu devrais aussi l’installer sur ton smartphone, même s’il est personnel,
parce que, pour certains trucs, c’est bien pratique. Une petite réunion allongé
sur ton divan ? Plus sérieusement, si tu es dans une pièce avec plusieurs
personnes et que tu n’as pas de casque, il te faut bien écouter les
conversations.
Tu prendras bien soin de démarrer l’application tous les
matins.
Le calendrier
Tiens ! A gauche tu as un menu avec six grosses
icônes : activités, conversation, équipes, calendrier, appels et fichiers.
Commence par cliquer sur « Calendrier ». Tu y retrouves ton agenda
Outlook. Magique, non ? Tu te demandes à quoi ça sert d’avoir plusieurs agendas…
Tu te poses trop de questions, franchement. On y reviendra, je te dis. Utilises
en priorité ton agenda Outlook pour organiser des réunions pour différentes
petites raisons mais surtout parce que ça te permet d’inviter des gens
extérieurs à ton entreprise. Tu passeras par l’agenda Teams pour te connecter
aux réunions.
Puisqu’on y est, on va commencer par ça. Vas dans ton
Outlook. Crée un nouveau rendez-vous que tu appelleras « Réunion toto pour
test team » même si c’est rigolo à prononcer. Dans l’onglet
« Rendez-vous », tu verras un sous onglet « Réunion Teams »
et, là, tu pourras inviter tous les pingouins que tu veux. Le jour de la
réunion, s’ils ne sont pas manchots, ils n’auront qu’à cliquer sur la
notification pour y participer s’ils ont teams. S’ils ne l’ont pas, ils
pourront cliquer sur le lien dans le rendez-vous. Et hop ! Une bonne chose
de faite.
Les fichiers
Revenons sur ce menu vertical à grosses icônes. Clique sur
Fichiers. Je sais, je ne procède pas dans l’ordre. Tu y verras la liste des
derniers fichiers du « cloud » que tu as ouverts récemment :
ceux dans Teams voire d’ailleurs,… Si tu
cliques sur un fichier, tu pourras l’ouvrir (quand ça fonctionne, hein !,
j’ai oublié de te dire qu’il y a quelques bugs et l’intégration avec SharePoint
a des limites…). Au bout des noms de fichier, tu verras trois petits
points : clique et vois ce à quoi tu as le droit. Je ne vais pas tout te
dire, non plus.
On verra par la suite mais à un tas de moments, Teams permet
de manipuler des fichiers. Par exemple, au cours d’une conversation
téléphonique, on pourra se partager un fichier. Cette grosse icone permet de
les retrouver plus facilement.
A ce stade, tu as appris à organiser des réunions avec
Outlook et à ouvrir des fichiers. Comme
si tu ne le savais pas déjà… Ce n’est pas grave. On va continuer en mettant les
mains dans le cambouis.
Les paramètres
En haut, sur la droite, tu verras une espèce de bouton avec
tes initiales et ta photo. Clique sur « Paramètres ». Tiens ! Il
y a un machin pour démarrer automatiquement l’application au démarrage du PC.
Moi qui te suggérais de le faire tous les matins. A part ça, il y a plein de
truc que tu découvriras plus tard. Revenons au sérieux.
Les appels
Dans le menu à grosses icones, clique sur Appels. La page
s’appelle « numérotation rapide » et, si tu as mis du monde dans tes
contacts, ils apparaitront dans le gros pavé à droite. Au stade où tu en es, tu
ne dois pas avoir beaucoup de monde, mon
pauvre, ou que les gens à qui tu as déjà parlé ou des types dont tu ne sais pas
ce qui foutent là. C’est un éternel problème des outils modernes, les contacts
apparaissent un peu au hasard…. En haut du pavé, tu as donc « numérotation
rapide ». Là, tu pourrais y mettre les gens que tu appelles souvent.
Sous chaque personne, tu auras une caméra (pour lancer une
visio), un téléphone (pour lancer un appel) et trois petits points pour lancer
un « chat » (conversation instantanée) ce que tu pourras faire aussi
en passant la souris sur la photo ou les initiales dans les pavés. Magique,
non ?
Bref, tu auras compris que tu peux téléphoner à des gens
avec ton ordinateur. A quoi ça sert, tu me diras. Je te répondrai : arrête
les questions, c’est moi qui parle. Dans la ligne en haut, tu peux taper le nom
d’une personne de l’entreprise. Au moins, ça fait répertoire.
Pendant les appels, visio et audio, si tu vas au centre de
l’écran, un petit menu apparait avec des choses très bien. Tu pourras par
exemple partager un fichier avec les participants ou leur montrer ton propre
écran afin de faire des présentations.
La différence entre audio et visio est qu’en vision les
interlocuteurs verront ta tronche. Je ne doute pas que tu es très joli mais tu
peux faire du télétravail en caleçon. Donc évite. Evite vraiment : ça bouffe
de la bande passante des participants et tu ne connais pas les spécificités de
leur connexion.
Les notifications
Revenons à notre menu à grosses icones (toi-même !).
Des fois, tu verras un bouton rouge, sur une des entrées. Tu cliqueras dessus
car il y a quelque chose à lire. Souvent, à droite de ce menu, il y a un sous
menu. Si une entrée du sous menu est en gras, c’est que tu as de la lecture.
Les équipes
Poursuivons les grosses icones. Une d’elle s’appelle
« équipe » ce qui veut dire teams en anglais ce qui ne t’aura pas
échappé. Clique. En principe, tu as au moins une équipe avec un truc qui
s’appelle « Général » juste en dessous. Toi aussi, tu peux créer des
équipes. Une équipe correspond à une équipe, un projet,… Ce que tu veux. N’en
crée pas trop ! Ca deviendrait ingérable. Pour toi, comme pour les types
que tu auras intégrés à ton équipe. Pour intégrer des gens, tu vas sur les
trois petits points à côté du nom de l’équipe et tu cliques. Option « Gérer
l’équipe ».
Sous les équipes, il y a des canaux.
Imagine que dans ton bureau, vous soyez six et que vous
vouliez organiser une raclette pour l’anniversaire de Roger. Tu vas pouvoir
créer une équipe pour la préparation. Tu mettras deux canaux : un pour
courses et un pour la préparation. Dans chacun d’entre eux, vous pourrez vous
organiser, voire stocker les tickets de caisse scannés et tout ce que vous
voulez. Même faire un planning afin d’optimiser le tout, prendre une feuille
Excel pour faire les comptes. Tu pourras aussi faire un canal privé dans lequel
tu mettras tous les collègues sauf Roger pour la préparation des cadeaux.
Une fois la raclette passée, tu supprimes l’équipe et on
oublie. Mais attendons un peu.
Sous le titre de l’équipe « Raclette », tu verras
quatre entrées : général, courses, préparation et cadeau. Dans
« Général », tu verras des messages destinés à l’ensemble de
l’équipe. Dans les canaux, c’est pareil. Tu peux aussi diffuser des messages
mais attention, ce n’est pas du « chat » ou de la conversation
instantanée. Il ne faut pas confondre les deux. Là, c’est un peu comme
Facebook. Un lascar diffuse une information et les autres peuvent cliquer sur
répondre pour déclencher une discussion. Ne pas confondre avec Twitter et le
« chat » où tous les messages sont emmêlés. J’insiste sur cette
différence.
Dans le général et les canaux, tu verras que tu as
différents onglets. Publications (c’est là où « c’est comme
Facebook »), Fichiers, et « + ». Dans fichiers, tu peux ajouter
des fichiers, créer des répertoires,… Tu verras les options disponibles. En
cliquant sur le « + » tu peux créer un nouveau signet à partir
d’applications diverses qui voudront bien fonctionner…
L’activité
Dans nos grosses icones, tu verras « Activité ».
Ca porte bien son nom. On ne peut pas être partout, en revanche. Clique sur
flux et regarde ta propre activité. Ca suffit bien.
Les conversations
La dernière grosse icone arrive.
« Conversations ». Ca permet de papoter, à deux, à dix à 200 (mais
c’est le bordel). Tu peux choisir les gens avec qui tu veux entamer une
conversation, suivre celles où tu participes.
Tu veux parler à Roger. Tu tapes @roger dans la barre
blanche en haut. Tu veux ajouter du monde, tu cliques sur les deux petits
bonhommes tout au bout de la ligne avec Roger. Là, tu peux lancer un appel à
plusieurs (vidéo ou audio), avec les options à côté des petits bonhommes ou
saisir un message à l’endroit où est marqué « saisissez un message »
ce qui semble relativement évident mais on ne sait jamais.
Dans la barre du haut, tu peux saisir n’importe quoi. Par
exemple, si tu tapes « Réunion », il complètera
automatiquement : « Réunion toto pour test team » puisque cette
entrée figure à ton agenda. Tous les invités participeront à la conversation,
tu pourras les appeler tous en même temps et ainsi de suite.
Dans une conversation (on va appeler ça un groupe), tu peux
partager des fichiers que chacun pourra modifier.
Dans les différentes zones, les messages, les conversations,
tu peux utiliser le célèbre @ pour désigner quelqu’un ou attirer son attention.
Je me répète : ne confondons pas les conversations et
les publications que l’on peut faire dans les équipes et les canaux.
Finissons-en
Voila, tu commences à comprendre ce qu’est Teams. Teams ne
remplace pas l’agenda et la messagerie mais plein d’autres trucs, y compris ton
téléphone. Tu peux gérer de la documentation, discuter avec les gens, organiser
des réunions, faire des présentations de ton écran, partager des fichiers…
Tout, quoi… Et l’idéal pour le télétravail quand tu n’as pas
tes collègues à côté de toi.
