12 janvier 2007

Compression (pas de billets, de personnel)

Avertissement : bien que caché par une tonne de crétineries diverses et avariés ce billet est très sérieux.

Quand j’ai commencé a travaillé (19 ans, 4 mois et 7 jours), dans les bureaux on avait des secrétaires, maintenant on a des assistantes de direction, des intranets, des agendas partagés, des mails et autres mécanismes sympathiques. Si on utilise mal un truc, l’assistante de direction t’engueule. On avait aussi un machin important : la confiance. D’ailleurs si j’étais Filaplomb, j’aurais écrit ce mot dans une jolie police de caractères.

Tous ces trucs ont été conçus par des consultants. Je sais de quoi je parle, je suis consultant, ce qui ne se limite pas à mettre des cravates alors que les autres sont en jean. Un consultant c’est quelqu’un qui est salarié par une entreprise (ou à son compte, mais pas moi) et qui travaille dans une ou plusieurs autres, à la journée, au mois, au trimestre. Il existe d’autres périodes, mais l’objet du billet n’est pas de les référencer.

En tant que consultant, j’ai personnellement deux clients principaux. Je travaille donc pour trois entreprises. Ma boîte et les deux clients.

J’ai donc gagné : 3 assistantes de direction, 3 systèmes intranets, 3 agendas partagés, 3 mails professionnels. Et encore, je ne parle que de la partie administrative.

En 1987 donc (je suppose que vous savez compter, je précise que j’ai commencé à travailler jeune, je ne suis pas un vieux crabe. A la limite un gros crabe), quand je devais aller voir un collègue à Marseille, je lui téléphonais pour déterminer la date et je donnais un post-il à la secrétaire avec la destination et la date. Deux heures après, elle me remettait les billets d’avion qu’elle avait reçus par le coursier de l’agence de voyage à qui elle avait téléphoné suite à ma demande.

Avec le progrès, on aurait pu avoir un système de type : je vais sur le site air France et je réserve moi-même mon avion au nom de la société.

Ben non !

Petit a : pour trouver une date de rendez-vous, il faut que je jongle avec les agendas électroniques.
Petit b : pour permettre la facturation par ma boîte, il faut une validation du client. Un formulaire électronique remplir.
Petit c : les assistantes ne savent pas où vous habitez (près de Roissy ou d'Orly), il faut donc aller sur le site d’Air France choisir les vols. Deuxième formulaire électronique à remplir.
Petit d : il faut attendre que le premier formulaire soit imprimé par l’assistante puis signé par le client.
Petit e : il faut une validation de la direction (pas du client de la boite). Troisième formulaire électronique à remplir. Suivi d’un mail où il faut que je reprécise tout, y compris mon numéro Flying Blue et mon numéro d’abonnement Air France.
Petit f : pour que le chef valide, il faut qu’il reçoive le premier formulaire, qui doit donc être émis par fax (puis par courrier pour pouvoir être joint à la facture).
Petit g : elle contacte l’agence de voyage lui refournit toutes les données que je lui ai fournit (date et heure de vol, numéro de cartes d’abonnés, …).
Petit h : l’agence de voyage lui notifie par mail que la réservation est OK, mail qu’elle me fait suivre.
Petit i : ça c’est bien, j’obtiens le billet sur le serveur d’Air France et je l’imprime moi-même.

Un autre exemple (le dernier j’espère)…

« Dans le temps », en fin de mois, la secrétaire m’appelait au téléphone pour me demander ce que j’avais fait dans le mois et qui il fallait facturer. Ensuite j’envoyais par courrier mes notes de frais ou je lui les remettais en main propre.

Maintenant, je remplis un premier rapport d’activité le 25 du mois pour moi ma boîte pour qu’elle puisse estimer le chiffre d’affaire afin d’en informer les investisseurs le 2 ou le 3 du mois suivant. Chaque semaine, je remplis un rapport d’activité pour la gestion de projet de chaque client. Chaque début de mois, je fais un rapport d’activité signé par le client pour la facturation. Ensuite, je remplis mes notes de frais en agrafant les factures (une page par jour) en détaillant tout.

C’était le dernier exemple. On pourrait les multiplier pour montrer comment les entreprises qui croient gagner des sous en optimisant la gestion en perdent royalement, mais ce n’est pas l’objet du billet.

Qui est : en comprimant le personnel au gré des réorganisations et progrès technologiques, les entreprises perdent de l’argent. Qui aurait pu être aussi : maintenant on n'a plus confiance dans les employés, il faut des documents signés pour être conforme à la démarche établie par le service "méthodologie".

Je gagne trois fois plus qu’une secrétaire, mais je passe un cinquième de mon temps en des démarches administratives pour faire du boulot qu’une secrétaire pourrait faire en trois fois moins de temps que moi.

Question 1 : serait-il rentable pour l’entreprise d’embaucher une secrétaire pour 10 salariés ? Réponse : oui.

Question 2 : quelle heure est-il ? Réponse : non.

Réponse 1 (détaillée). Imaginons qu’une secrétaire gagne 1000 euros et moi 3000. Un cinquième de mon temps, ça fait 600 euros. Pour dix types comme moi, ça fait un coût pour l’entreprise de 6000 euros (pas un coût, une perte : pendant 6000 euros de temps, on n’est pas productif).

Parallèlement, je bosse 40 heures par semaine (on va dire ça pour simplifier). J’en passe un cinquième en démarches administratives, donc huit heures. La secrétaire y passe trois fois moins de temps (c’est son métier), donc trois heures (2,67, mais on ne va pas chipoter). Pour s’occuper de 10 personnes, il lui faut donc 26 heures et 40 minutes… Comme elle prend des congés, cette fainéasse, le compte est bon. S’il lui reste deux ou trois heures, j’ai bien une activité à lui suggérer, mais ce n’est pas réellement du travail de bureau.

Je récapitule : en employant une secrétaire pour 10 employés de bureau, une entreprise gagne 5000 euros en rentabilité directe (sans compter que les cadres n’étant pas employés à faire des bêtises, le travail est mieux fait). 5000 euros en gros (il faudrait ajouter les charges et retrancher le coût d’un poste de travail : ordinateurs, bureau, mètres carrés, …).

Vous êtes sceptiques ? Je vais ajouter deux exemples.

Le premier : j’ai oublié mon stylo à la maison (c’est un exemple : on peut décliner à partir des agrafes, des post it, des stabylos, de l’encre pour l’imprimante)… Pour un récupérer un, à moins de le voler à un collègues (ce qui ne fait que reporter la charge pour l’entreprise mais est une pratique courante), il faut que j’aille jusqu’au bureau de l’assistante de mon directeur, à un autre étage, que je lui fasse un brin de causette, qu’elle ouvre l’armoire… Ou que je reparte parce qu’elle n’est pas à son bureau (pause café, prise de notes pour le chef, ….). 10 minutes. Il y a dix ans, je criais « Ma poule ! T’as pas un bic ! », elle répondait : « t’as qu’à te lever gros con ». Et hop ! Une minute.

Le deuxième : je veux envoyer un courrier de 10 lignes à signer par le chef. Il y a dix ans, j’écrivais le truc sur un papier et je le donnais à la secrétaire qui revenait vingt minutes après pour me le faire relire.

Maintenant :
Petit a : cherchez sur l’intranet le modèle officiel de courrier qui fasse plaisir à la direction de la communication.
Petit b : rappelez vous la procédure d’enregistrement d’un courrier, puis cherchez le fichier où sont enregistrés les courriers.
Petit c : rappelez-vous le nom de la direction depuis la dernière réorganisation.
Petit d : tapez le truc.
Petit e : cherchez l’adresse du destinataire.
Petit f : tapez l’adresse à la bonne position.
Petit g : recommencez, l’adresse n’est pas en face de la fenêtre de l’enveloppe… à fenêtre.
Petit h : faites le tour des étages pour trouver du papier à en-tête (ne pas oublier de prendre plusieurs exemplaires, voir pour la suite).
Petit i : imprimer le courrier.
Petit j : Recommencez, le papier à en-tête n’était pas dans le bon sens dans l’imprimante.
Petit k : Recommencez, cette fois-ci, le document a été imprimé au dos du papier à en-tête.
Petit l : Recommencez, vous avez fait la même boulette que la fois précédente.
Petit m : Reformatez le courrier, la ligne avec le nom du directeur est superposée avec la ligne où est marqué l’adresse de l’entreprise sur le papier à en-tête.
Petit n : Pliez le courrier pour qu’il rentre dans le document.
Petit o : Imprimez le courrier une nouvelle fois, vous ne l’aviez pas plié convenablement.
Petit p : imprimer le courrier une nouvelle fois, vous avez oublié de le faire signer par le directeur.
Petit q (c’est une façon de parler) : remettez le courrier à l’assistante du directeur
Petit p (idem) : recommencez le courrier en mettant la formule de politesse qui corresponde au degré hiérarchique des correspondants, ce que vous aviez oublié.
Petit o : Merde ! L’heure de départ du courrier est dépassée !

23 commentaires:

  1. L'avantage de faignant sur fainéant, c'est que faignasse, ça passe mieux que fainéasse.

    RépondreSupprimer
  2. Très intéressant, un peu kafkaïen!

    C'est marrant, ça rejoint un peu le billet d'Agnès (monolecte) d'hier:

    http://blog.monolecte.fr/post/2007/01/07/
    My-secretary-is-rich

    Dans le même genre, pourquoi je suis toujours resté chez wanadoo? Parce qu'ils me fournissent tout.
    Avec une société qui fait le dégroupage, j'aurais peut-être un morceau de téléphone ici, un bout d'Internet là, et France Télécom pourrait s'amuser à me couper le cordon...
    Bref, je préfère un système bien soviétique étatique pour tout ce qui est basique: éducation, santé, énergie _ voire pour les transports et les télécoms.

    Je ne sais pas si ça rejoints vraiment ce que tu disais...

    RépondreSupprimer
  3. Pour le plaisir, si tu ne l'as déjà lu, un article de Rocard, social démocrate et pas con:

    http://www.lemonde.fr/web/
    article/0,1-0,36-853408,0.html

    RépondreSupprimer
  4. http://blog.monolecte.fr/post/2007/01/07/My-secretary-is-rich

    http://www.lemonde.fr/web/article/0,1-0,36-853408,0.html

    J'aime bien rétablir les commentaires d'Eric.

    RépondreSupprimer
  5. J'ai raté.

    Très bien le truc de Rocard (je n'ai pas le temps de lire l'autre) et sa conclusion me plait assez.

    RépondreSupprimer
  6. oui, Eric, très kafkaïen comme note, donc chiant (excuses Nicolas, mais bon, l'intérêt de cette note ?). A mon boulot, c'est idem, voire pire.
    je ne comprends pas Eric ce que tu racontes sur le dégroupage. avec le dégroupage, tu payes en une sule fois tout à savoir l'abt téléphone, les com et internet + télé sans avoir à te soucier de rien.
    Avec ft, c'est justement le contraire ! t'as l'abt sur une facture différente que la facture internet etc..que des trucs comme ça

    RépondreSupprimer
  7. Loïc,

    Quand je vais chez toi et que je trouve ton billet chiant, je zappe. Je n'écris pas en commentaire que c'est chiant.

    Je fais pareil avec tous les blogs.

    Je n'écris pas "je ne comprends pas ce que tu racontes" dans les commentaires, je préfère "je crois que tu te trompes"...

    RépondreSupprimer
  8. Nicolas : c'est moins drole qu'avant, y'a même plus une secrétaire pour t'insulter maintenant ! En fait tu aimais avant quand elle te répondait sèchement !!!

    Plus sérieusement, je suis d'accord avec toi de a à z (en passant par Q, oui Nicolas !).
    Ça me rapelle aussi le Principe de Peter dont je parlais sur un de mes blogs (je m'y perds, ça y est !). Le genre de truc où la situation est tellement idiote que plus personne n'ose le dire !

    Ressources humaines, ça dit bien son nom. Où tu vois de la confiance, toi ?

    :-)

    RépondreSupprimer
  9. Eh Oh les gens, z'avez vu ?
    Nicolas J., ci-devant citoyen blogueur me cite ENCORE dans son article !
    Merci, oh futur grand président !
    :-)

    RépondreSupprimer
  10. Filaplomb,

    La confiance... Oui ça a disparu. Quand j'avais 22 ans, je décidais moi même des mes voyages, maintenant il faut 2 validations hiérarchique et l'obligation de passer par le secrétariat de la boite !

    RépondreSupprimer
  11. Tu racontes le fonctionnement classique d'une collectivité locale ou d'une administration.
    Exactement la même chose, pire moi j'étais encore en décalage - j'étais embauché par le biais de délagation de service public et mis à disposition.. et bien se répérer c'est dur
    cela casse beaucoup d'initiatives

    bravo cela a du mettre du temps pour écrire cela

    est-ce défoulatoire liée à ta semaine? je te consulte car tu es consultant!


    sinon intranet c est bien pour envoyer des conneries sur les chefs - jamais les secrétaires elles lisent tout!

    RépondreSupprimer
  12. Le problème c'est que les travers des administrations viennent dans le privé ! Et dans le secteur où je bosse je sens un accélérateur depuis 4 ou 5 ans.

    RépondreSupprimer
  13. Je ne réponds pas aux commentaires de Loïc. Il est systématiquement contre: c'est usant. La rupture j'en ai déjà marre!

    Et message aux autres: ce qu'écrit Nicolas est TOUJOURS intéressant, même quand c'est chiant.

    RépondreSupprimer
  14. Tiens, au fait, pourquoi on dit consultant ?

    On devrait pas dire consulté ?

    Le consultant, normalement il paye, et c'est le consulté qui bosse ?

    Ca sent la traduction de l'anglais foireuse.

    De plus, administration et privé, contrairement à ce que veulent nous faire croire certains, ne sont pas antinomiques (hé, pas mal, le mot, hein ?). Privé serait le contraire de public, pas d'administratif. J'ai mes sources. Dans le privé.

    Ensuite, moi ce que j'aime bien c'est quand elle me piétine le corps avec ses talons aiguille en m'appelant mon loulou. Enfin son. Loulou. Pas l'administration, la secrétaire.

    Pour continuer : Kafka, chiant ? Non mais ça va pas la tête, dans le morbihan du centre ?

    En finissant : te plains pas trop, je viens de passer trois demi journées à faire, refaire et corriger des notes de frais. Les frais bancaires, pour les découverts en attendant les retards, c'est ma tournée, bien entendu !

    RépondreSupprimer
  15. Eric,

    Merci !

    Je réponds à Loïc parce que c’est mon blog. En plus je veux qu’on ne soit pas d’accord sur tous les sujets, mais il n’a pas à critiquer par commentaire les écrits des autres. Il peut le faire par mail (ça m’arrive de le faire parfois, mais toujours avec un côté positif : de type « salut, ton billet est chiant aujourd’hui et n’apporte rien même s’il est rigolo et assez pertinent, A+, N. »).

    Franssoit,

    On ne peut pas dire conemir. Mais c’est vrai que je me suis déjà posé la question, c’est à l’envers.

    Sur l’administration : oui, c’est un abus de langage courant de parler d’administration à la place de services publics.

    Kafka : je ne sais pas.

    Note de frais : le décalage entre les frais et leur remboursement m’exaspère aussi (surtout qu’il y a beaucoup de taxi ou de trucs comme ça qu’on paye en liquide, on ne peut pas jouer avec le débit différé). Et le pire, c’est comme je fais toujours la déclaration après le rapport d’activité (la boite en a besoin pour la facturation), je constate souvent que les dates sur les factures ne correspondent aux dates déclarés avant ! (le rapport d’activité, ce qui importe, c’est le nombre de jours : donc je mets le nombre exact, mais pas toujours dans la bonne case).

    RépondreSupprimer
  16. Eric : mais non, Loïc il fait l'animation ici.
    Tu as l'humour de Nicolas et le libéralisme de Loïc de l'autre. Un peu comme avec le côté obsscure de la force mais sans les effets spéciaux… Tu vois ?
    :-)

    RépondreSupprimer
  17. Nicolas, je n'ai pas jugé ton commentaire sur la forme, je l'ai jugé sur le fond, comme quoi je le trouvais inintéressant. je ne vais pas te dire 'tu te trompes' puisque tu ne trompes pas dans ta note ! tu parles juste de choses qui ne m'intéressent pas.
    Chacun sa façon de faire : toi, tu ne critiques pas, moi je le fais, de même que je peux critiquer des livres ou des articles de journaux. (je n'ai pas idée d'envoyer mes critiques de bouquin par email à son auteur). A partir du moment où tu diffuses quelque chose au grand public, de quelque forme que ce soit, tu dois accepter la critique.

    RépondreSupprimer
  18. sinon, Nicolas, tu as vu qu'en fin de compte Royal ne voulait pas augmenter l'impôt des foyers à plus de 4000 € ?
    (au fait, que dis le programme ps à ce sujet ?)

    RépondreSupprimer
  19. J'ai l'impression que tu as raconté ma journée .... et oui, cela se passe vraiment ainsi.... à méditer

    RépondreSupprimer
  20. Loïc,

    Tu racontes n'importe quoi. C'est toi qui a dit "chiant". Donc tu fais preuvve d'un minimum de savoir vivre, et tu vas jouer ailleurs.

    Et, je suis poli, tu as les droits de remettre tes neurones en ordre de marche avant de dire des conneries... La PS a diffusé son programme il y a plus de sis mois.

    RépondreSupprimer
  21. le savoir vivre ? venant des socialistes (dont la candidate ne veut plus saluer ses adversaires), ça me fait sourire.

    alors, je retire le 'chiant'..je vais dire 'ennuyeux'. ça passe là -))) ?

    RépondreSupprimer
  22. C'est moins grossier. Mais ça ne change rien au problème. Ton avis sur la manière dont je formule le billet m'importe par mail.

    Pour les commentaires, ça reste aussi con.

    RépondreSupprimer

La modération des commentaires est parfois activée. Les commentaires désagréables (ce qui ne veut pas dire pas d'accord avec moi) ou insultants (sauf les miens) seront supprimés.